规章制度
费用开支及报销制度
发表日期：2022-07-25
目录
第一章 管理原则
第一条 基本本原则
实施成本费用预算管理、分级负责、层层审批、实事求是的原则。各部门,各项目组成本费用应控制在预算范围内，超预算的成本费用只有按照基金会授权体系经批准后方可报销。
第二条 审核职责
费用报销申请须由经办人自行提交，同时将相关原始票据粘贴在报销单据中，经直接领导审批后逐级上报批准，方可报销。不得由他人代为报销。
各部门(项目)负责人应根据报销内容及基金会授权体系的规定对所属人员报销支出的真实性、合理性进行审核、确认；财务部负责按照国家财税政策和基金会报销制度对相关票据的合法性、合规性进行审核、确认，并有权询问存在疑问的票据，报销人应配合说明情况。
第三条 票据要求
3.1 原始票据一定要合法取得、妥善保管、及时报销。
3.2 经审批的相关申请单、发票、收据、验收单、入库单等都必须为原件。
3.3 提交报销的发票须内容完整、准确，包括付款公司名称全称（如果是简写，财务部不予报销）、开票日期、商品名称或服务内容、单价、数量、金额并加盖发票开具单位的发票专用章或财务专用章（取得的境外单据除外）。机打电子版发票, 手工填写的内容无效；一式多联的手工填写发票，报销联必须是复写的字迹，直接填写的非复写内容无效；发票填写日期应在实际付款日期前后，不得早于申请付款日期2个月。
3.4 应按照费用的不同类别（如：差旅费、业务招待费、交通费等）分类报销，所附原始发票须顺序、分类、整齐粘贴。
3.5 申请付款或报销时，应使用蓝或黑色签字笔，完整、清晰地填写相关表单，并附发票等有效票据。所有票据应整齐、均匀、平整地用胶水牢固地粘贴在凭证粘贴纸上，不能用订书器装订；但是，财务部要求只提供但不粘贴的票据除外。
3.6 不同人员的费用票据，应分开粘贴，分别填写付款或报销的申请表单（但发票不能分开的除外，例如多人出差的食宿费）。
3.7 经办人提交的发票有如下情形之一的不予以报销：付款公司名称填写错误、发票内容涂改、金额大小写不一致、虚假发票、未盖有开票单位发票专用章或财务专用章、非行政事业性单位开具的收据、资金往来发票（资金往来发票和非行政事业单位开具的收据只能作为押金、收款依据，不能作为费用报销票据）。
3.8 原始资料齐全：根据各类支出的内容不同，报销人提交到财务部的纸质资料应包括审批后的报销单据、原始发票。
第四条 报销时限
费用报销日期为每月1日到24日，25日财务审批系统关闭，之后提交的报销申请将自动推延到次月。相关费用发生后，应在2个月内提请报销，若逾期2个月未进行报销的，须单独填写《逾期报销说明》<参见附件12>，列明逾期原因，经审批后与《费用报销单》一同提交财务部，须经部门负责人审批。
第五条 报销方式
5.1 费用报销原则上由财务部通过网银系统直接存入员工工资卡内。凡更换工资卡的，必须于更换当天以书面形式（使用基金会邮箱发的电子邮件可接受）通知财务部，并将工资卡复印件提供给人力资源部门备案。若工资卡姓名与员工本人不符，则财务部不予打款。
5.2 基金会未开通网银的，或者员工无工资卡的，日常费用报销可以领取现金，领用人应在领款表单上签字；原则上不允许他人代领，如须他人代领，必须签署《授权委托书》，注明委托人、受托人、委托事宜，并经双方当事人签字确认。
第二章 差旅费
第六条 出差范围
出差范围包括公务、商务及外部培训，但不包括探亲、旅游、基金会组织的年会、内部培训、内部会议和各部门组织的内部活动。
第七条 差旅费开支及报销范围
7.1 差旅费是指员工经过批准，离开其经常工作地所在的城市，到其他地方办理基金会业务或基金会委派的其他事务（停留时间一般在一天以上），所支出的火车票款、长途汽车票款、飞机票款、轮船票款、住宿费（不包括酒店其他消费：如房间服务，房间内食品饮料费等）、餐饮费、出差地的交通费，以及其他合理费用。
7.2 出差期间出租车费、招待费、食品费等凭票实报实销，不享受出差补助。
7.3 参加会议/培训，到达会议、培训目的地产生的交通费用可凭票实报实销。
7.4 参加会议/培训，食宿交通等已经统一安排、费用已由基金会统一支付或者已包含在主办方收取的会务费之中的，不予另行报销出差等相应费用。
7.5 出差期间发生的其他费用，例如行李费、订票费等，凡属合理的，可据实凭有效发票报销；住宿酒店，除因公发生的上网费外均不属于差旅费报销范围内。
第八条 差旅费开支标准
差旅费具体标准请参见附件1，<差旅费开支标准>。
8.1 出差交通工具的选乘
8.1.1 为提高工作效率，可根据需要选乘交通工具，但须经项目负责人批准。
8.1.2 乘坐车、船能够夕发朝至的，原则上选择火车（不包括软卧）、汽车或轮船（轮船不能超过三等舱）作为交通工具。但乘坐火车出差超过14小时车程的，可乘飞机出行。
8.1.3 如果飞机票的价格（含机场建设费、燃油税）低于同程火车票的价格，可以申请乘飞机出行。
8.1.4 员工如需乘坐飞机，可提前申请，并由行政部门统一订票；
8.2 住宿费
8.2.1 如果出差地有基金会的协议酒店或合作酒店，而且其价格低于同等条件其他酒店，应提前预订并入住基金会的协议酒店或合作酒店。
8.2.2 员工如需入住酒店，可提前申请并由行政部门统一预定；酒店选择的参考标准：原则上在规定住宿费标准之内选择。
8.2.3 住宿费限额标准：住宿标准为上限；一律凭有效发票据实报销，超限额的部分填写超限额说明，列明发生的原因，经财务部报秘书长审批后予以报销。
第九条 出差申请及报销流程
9.1 出差申请流程
出差前需填写《出差审批单》(参见附件7)，并经过部项目负责人的审批。
9.2 差旅费报销流程
l 员工出差返回后填写《差旅费报销单》(参见附件6)并提交财务审批系统报销流程，流程中只需填写实报实销的费用，如自行垫付的车船费、住宿费等；自行订票的，报销单后需附机票或车船票原件；基金会订票部门办理飞机或车船票款结算时，需将发票/机票和出差申请及预定机票明细清单作为付款申请的附件。
第三章 业务招待费
第十条 业务招待费的开支范围
业务招待费是指为了基金会业务目的，在宴请客户、合作伙伴等正常的交际应酬活动中发生的合理费用，包括餐饮费、礼品费、香烟、茶叶、食品、正常娱乐活动、安排客户旅游产生的费用等。
第十一条 业务招待费的总额控制
业务招待费预算金额控制以附件2<业务招待费的总额控制原则>为参考标准，经基金会授权体系审批后执行。
第十二条 业务招待费的报销
除了实行预算和总额控制之外，还应按照合理必需的原则控制业务招待费。业务招待费支出和报销的前提是必须确有业务需要，花费合理。
第四章 市内交通费
第十三条 市内交通费的开支范围
市内交通费指员工在工作地城市外出办事的出租车费、公共汽车费、城市轨道交通车票、汽油费、通行费和停车费等。
市内交通费的报销标准
因公外出发生的交通费用，据实凭有效发票报销。原则上尽可能选乘基金会车辆或公共交通工具。确实需要乘坐出租车时，事先请示项目负责人，批准后方可实施。
经批准加班的，21:30以后离开基金会而发生的出租车费等交通费用，可据实凭有效发票报销；申请报销时，填写《办公交通费明细表》（参见附件8，列明事由、时间和上下车地点）。
第五章 其他费用
第十四条 加班餐费
14.1 经项目负责人或理事长同意，公休日加班至就餐时间的（一餐），或者在工作日加班至8点以后的（一餐），因单位未统一安排供餐而自行购餐者，可在规定额度内凭有效发票报销。
14.2 限额标准: 参见附件3<其它费用发放标准> 。
18.3 报销加班餐费时，应填写加班餐费明细，列明加班日期；多人共同就餐的，应由在场级别最高的员工付款并申请报销。
第十五条 快递费用
因公发生的快递费用，需填写《快递记录表》（参见附表10），经直属上级领导审批，报销时需附上经审批的《快递记录表》。因个人目的发生的快递费用应由员工个人承担。
第十六条 办公用车费用
基金会办公用车日常产生的各项费用，包括油费、停车费、过路费、车辆维修费、保险费等，可以凭有效发票及《办公用车记录表》据实报销<参见附件9>。
第十七条杂费
本制度未涉及的费用，如复印费、小额运费、培训费等，均需取得有效发票，注明事由，经有权审批的领导批准后给予报销。如果基金会已有相关规定的，从其规定。
第六章 暂借款及押金保证金管理
第十八条 暂借款使用范围
因公司业务需要发生的临时性借款，包括差旅费借款、公司零星采购借款、其他临时性借款。第十九条 暂借款要求
22.1 不允许员工之间代为借款或还款行为，如遇员工岗位调整或离职，借款发生转移，需要借款人与接交人办理相应移交手续，经部门负责人审批后，报给财务部门方可转移。
22.2暂借款金额1000元（含）以下的部分原则上不允许借支，员工先行支付，实际发生后，及时报销。如实际需要，需经适当审批后(具体审批权限参见审批授权体系)方可借出。
22.3 对于超过10000元以上的现金借款，须至少提前一天与财务部门预约，便于财务部门安排取款工作。尽量采用银行网银转账形式。
第二十条 暂借款申请与报销
23.1经办人填写纸质《现金借款单》(参见附件11)，借款单需注明借款人、经办人、所属部门、借款用途及归还日期，并经过适当的审批(具体审批权限参见审批授权体系)；
23.2经办人在提交借款申请，确定归还或报销时间，并在系统说明栏注明款项用途；
23.3审批结束后，经办人持纸制借款凭单到财务部办理借款，借款时须在领款人处签字；
23.4财务部依据审批意见，在审核纸制借款凭单后支付借款；
23.5财务部以纸制借款单和审批单作为记账依据。
23.6暂借款报销时间：暂借款应于款项支付取得发票后及时进行报销。差旅费借款于出差返回后5个工作日内报销，其他暂借款应于10个工作日内报销，除特定岗位人员（如行政负责采购人员）外，原则上前笔借款不清，不得申请下笔借款。
23.7暂借款业务完成后，如有剩余资金应于三个工作日内到财务部还款（可通过网银转款至财务部门），对已发生并取得发票的款项应填写费用报销单并提交财务审批系统报销流程。纸质单据及报销流程中均需注明“还借款”字样，并在纸质单据“原借款金额”处注明借款金额。
23.8财务部定期清理借款，如超过3个月未还款，需由员工本人填写延期还款说明，至少由直属上级领导审批，交由财务备案。
第二十一条 备用金
原则上不允许再申请备用金借款，如需申请备用金需经总经理审批。
第二十二条 押金及保证金
25.1 押金是公司交给第三方租赁的押金等款项，如住房押金、水桶押金、广告牌押金等。
25.2 保证金是指公司承接项目支付给甲方的项目保证金。
25.3 押金、保证金支付前应填写《资金支付申请单》(附件4)，并经过适当的审批。
25.4 押金和保证金采用经办人负责制，当到期后，经办人应及时催收，为保证到期押金和保证金的及时收回，财务部每季度末与经办人核对一次。
25.5 如遇员工转移岗位和离职情况，经办人应与接交人办理手续，并报财务部备案。
第七章 附则
第十八条 本制度由李可染艺术基金会负责解释。
第十九条 本制度自发布之日起实施。
附件1：差旅费开支标准
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职别 |
交通工具 |
住宿标准 |
餐费标准 |
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飞机 |
火车 |
长途汽车 |
北京、上海、广州、经济特区 (上限) |
其他城市(上限) |
全国城市 |
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八小时以上 |
八小时以内 |
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理事长、秘书长 |
实报 |
实报 |
实报 |
实报 |
实报 |
实报 |
实报 |
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副理事长级管理人员 |
经济舱 |
实报 |
实报 |
实报 |
实报 |
实报 |
100/天 |
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理事级以下 |
经济舱 |
硬卧 |
硬座（高铁二等座） |
实报 |
300元/天 |
200元/天 |
100/天 |
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备注：理事级以下人员机场往返公共交通费实报实销
附件2：业务招待费的总额控制原则
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职别 |
标准 |
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理事长、秘书长 |
实报 |
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副理事长级管理人员 |
200/人 |
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理事级以下 |
须有部门负责人审批 |
附件3：其它费用发放标准
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编号 |
费用性质 |
发放标准 |
备注 |
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1 |
加班餐费 |
30/餐 |
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资金支付申请单（对外付款单）
部门： 日期： 年 月 日
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收款单位 |
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收款单位账户 |
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收款单位账号 |
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事 由 |
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金 额 |
（大写） ￥ |
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付款方式 |
转账支票（ ） 网银付款（ ） 其他（ ） |
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理事长 财务主管
项目负责人 申请人
附件5：费用报销单
费 用 报 销 单
报销部门/人员： 日期： 年 月 日填 单据及附件共 页
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事 由 |
金 额 |
项 目 / 部 门 负 责 人 |
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理 事 长 |
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合计： |
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金额大写： 万 仟 佰 拾 元 角 分 |
原借款： 元 |
应退余额： 元 |
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会计主管： 复核： 出纳： 报销人： 领款人：
附件6：差旅费用报销单
差 旅 费 报 销 单
部门： 日期： 年 月 日
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姓 名 |
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职别 |
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出差事由： |
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出差起止日期 自 年 月 日起至 年 月 日止共 天 附单据 张 |
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日期 |
起 讫 地 点 |
天数 |
机票费 |
车船费 |
交通费 |
住宿费 |
其他 |
小计 |
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月 |
日 |
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金 额 |
（大写） 万 仟 佰 拾 元 角 分 预支 元 |
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秘书长 财务主管
部门/项目主管 出差人员
附件7：出差审批单
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出差审批单 |
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出差人 |
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部门 |
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职位 |
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事 由 |
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出差地点 |
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出差时间 |
自 年 月 日 时起至 年 月 日 时止计 天 |
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选择交通工具及预计费用 |
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预支差旅费用 |
元整 |
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部门/项目负责人意见 |
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秘书长/理事长意见 |
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备注：出差十天以上需要秘书长/理事长批准。
附件8：办公交通费明细表
办公交通费明细表
报销人： 部门：
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日期 |
金额 |
起始时间 |
起始地点 |
终止时间 |
终止地点 |
事宜 |
备注 |
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附件9：办公用车记录表
办公用车记录表
记录人： 部门：
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日期 |
发生时间 |
事宜 |
备注 |
用车人 |
部门/项目负责人签字 |
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附件10：快递记录表
快递记录表
记录人： 部门：
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日期 |
发生时间 |
事宜 |
备注 |
快递使用人 |
财务部负责人签字 |
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附件11：现金借款单
现 金 借 款 单
年 月 日
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借 款 人 |
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借款部门 |
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事 由 |
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借款金额 |
(大写) ￥ |
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付款方式 |
现金□ 网银□ 支票□ 其他□ |
||
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还款方式 |
报销（ ） 还款（ ） |
||
总经理 财务主管
部门主管 领款签收
附件12：逾期报销说明
逾期报销说明
______________<填写姓名>在 至 期间内发生的费用，由于________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ <填写逾期报销原因>未能及时报销，特此说明。
员工本人签字：
审批人签字：
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费用审批层级表 |
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项目 |
金额 |
部门/项目负责人 |
财务部 |
理事长 |
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短期借款 |
≦CNY1,000 |
☑ |
☑ |
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﹥CNY1,000 |
☑ |
☑ |
☑ |
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招待费 |
≦CNY200/人 及 ≦CNY1,000/次 |
☑ |
☑ |
|
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|
﹥CNY200/人 及 ﹥CNY1,000/次 |
☑ |
☑ |
☑ |
|
|
|
对外付款 |
≦CNY1,000/次 |
☑ |
☑ |
|
|
|
﹥CNY1,000/次 |
☑ |
☑ |
☑ |
|
|
|
非常规费用 |
总是 |
☑ |
☑ |
☑ |
|
|
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